Управление на времето

Какво означава управление на времето?

Качественото управление на времето е ключът към ефективността и ефикасността на добрия мениджър във всеки един проспериращ бизнес днес.

Ако мениджърът не се справя перфектно с управлението на времето си, той влияе негативно не само на себе си, но и на всеки един служител, както и на компанията, което носи негативи на всяка една фирма в дългосрочен план и води до финансови загуби.

От изключителна важност е да управляваме времето си на всяко едно ниво и във всеки един момент, за да повишим собствената си ефикасност, както и тази на бизнеса и на финансовото си състояние.

Неслучайно казват, че най-ценната стока е именно времето и правилното му управление е от първостепенно значение.

Именно в тази връзка водещият световен специалист по управление на времето Алън Лакейн казва: “Ако контролираш времето си, контролираш и живота си”.

Моментната ситуация, в която сме в даден момент, както и потребностите ни, повлияват най-силно нашата ориентация по отношение на времето и по отношение на неговото качествено и ефективно управление.

Ефективното управление на времето е от решаващо значение за това да променим качеството на живота си към добро, да бъдем ефикасни в бизнеса си и да постигнем успех и в личния си живот, и в работата си.

В днешното ни забързано ежедневие, времето е единица, която никога не ни достига. Спането, храненето, пътуването, ученето, работата – трябва да лавираме между всички тези основни за нас ежедневни дейности и то така, че да се организираме правилно и да преценяваме рационално как да използваме всяка една секунда от живота си, за да вървим напред без излишен стрес и без да изоставаме от конкуренцията.

Точното планиране, ясното дефиниране на цели, задачи и приоритети ще ни бъдат особено полезни в това отношение, така че да сме постоянно фокусирани, продуктивни и ефективни.

Да организираш времето си е умение, което трябва да усвоим сами и да усъвършенстваме ежедневно и ежечасно, без да се разводняваме в целите си и без да се претрупваме с излишни задачи, което може да доведе само дотам да загубим фокуса си и ефективността си.

Именно доброто управление на времето е факторът, който дели всеки ефективен човек или мениджър от неефективния.

При добра организация на времето си, ние ще бъдем максимално полезни и концентрирани, докато при лошо управление на времето се стига до натрупване и ниска ефективност без особени ползи за нас и околните.

Според дефиницията на свободната енциклопедия Уикипедия: „Управление на времето е обобщаващ термин за различни методи и умения, предназначени да планират и контролират времето, прекарано в различни дейности, за да подобрят ефикасността и производителността. Концепцията обикновено се отнася до изпълнението на планиране, задаване, определяне на цели, делегиране на правомощия, анализ на действителното използване на времето, контрол, планиране и приоритизиране.“

Най-често употребяваме термина управление на времето по отношение на своята работа и труд. То обаче е също толкова важно и в чисто социален аспект, както и в личния ни живот, семейството, хобито ни, спортуването, пътуванията, страничните ни интереси и всеки един ангажимент от нашето и без това натоварено ежедневие.

Практиката показва, че инструментите, уменията и техниките, които използваме в управлението на нашето време, са от изключително значение.

Съществува цяла систематика в това отношение, която взема предвид отношението на различни култури по отношение на планирането и организацията на времето.

Според линейното възприемане на времето, то се движи от даден момент към друг, после към трети и т.т, и т.н. в чисто линейна прогресия. Това отношение е характерно най-вече в САЩ и Канада, както и в повечето страни от Европа, примерно Англия, Германия, Дания, Швеция или Швейцария.

Тук залагат предимно на ефективното управление на времето, а действията се извършват последователно, което пък води до по-добро фокусиране при изпълняването на отделните задачи и до по-висока продуктивност при организацията на времето.

Мултиактивната концепция за организиране на времето предполага повечето дейности и повечето задачи да се извършват едновременно. Това е начинът на мислене, характерен най-вече за страните от Южна Америка, както и за южноевропейски държави като Италия, Португалия, Гърция или Испания.  Тук креативността е по-важна от ефективността, а времето тече по съвсем друг начин, пряко свързан с тези култури.

При цикличната концепция времето не се възприема нито като линейна проекция, нито е обвързано със събитията, а е циклично, свързано с хода на сезоните, събитията, годините, месеците, дните… Тук времето е неограничено и никога не може да се изгуби, тъй като се смята, че по-късно то отново ще се завърне. Подобно схващане за управление на времето е характерно за културите, населяващи Азия, като Китай, Япония, Корея, Индия или Тибет.

За изпълнението на една задача тук тя се обмисля дълго време и едва след това се пристъпва към нейното решаване.

Няколко съвета, които ще ти помогнат да управляваш времето си

1. Планирай за напред

Доброто управление на времето на първо място е преди всичко добро планиране за напред. Когато имаме добър план и го следваме стъпка по стъпка, няма как да сгрешим и времето ще ни стига за всичко. Добрият план гарантира качество и ефективност при изпълнение на задачите, а неща като недостиг на време няма да ни притесняват никога.

За доброто планиране на първо място имаме нужда от работещ дневен план. Добре е да планираме деня си още преди самият той да е започнал. Можем да го съставим още от предната вечер или същата сутрин, важното е планът да е адекватен на нуждите и потребностите ни и наистина да работи.

Дневният план ни дава прекрасната възможност да добием от рано реална представа как ще се развие деня ни, какви задачи ще отхвърлим днес, с какви проблеми ще се преборим, какво ще постигнем в идните 24 часа. Така ще бъдем добре подготвени за всичко, което ни очаква през деня и предварително ще отстраним всички пречки пред себе си с минимум усилия и малко планиране.

В същото време не бива да забравяме, че за да е ефективен планът ни, трябва да се придържаме максимално близо към него, когато го прилагаме.

Планирайки времето си, трябва да сме наясно съвсем точно какви са целите и задачите ни, кои са нашите приоритети, какви са реалистичните срокове, които гоним. Така няма да протакаме излишно работата си, както и няма да се претрупваме с прекалено много задачи, което само би попречила на нашата ефективност и ще доведе до недостиг на време.

2. Използвай от-до лист

Едно от най-полезните неща, когато искате да организирате перфектно времето си, е да записвате своите планове, графици, срокове и задачи на един прост бял лист.

Когато видите мислите, идеите и задачите си систематизирани черно на бяло, нещата добиват реална форма и винаги са пред очите ви.

Т.нар. от-до лист ще ви помогне да подредите своите приоритети, да избегнете излишното губене на време и винаги да сте в час с собствените си цели и сроковете, които сами сте си поставили.

Този своеобразен календар на дейностите ви за деня, месеца или годината е чудесен органайзър, дори да е записан на обикновен лист от тефтер.

Винаги, когато загубите посоката или се чудите с кое по-напред да се захванете днес, може да се консултирате със собствените си записки и да се ориентирате как най-ползотворно да продължите напред, без да се разконцентрирате и без да си пилеете допълнително времето.

3. Сортирай задачите по приоритет

За доброто управление на времето от огромно значение е да сортираме задачите си по приоритет.

За всеки е ясно, че никому не е по силите винаги и на всяка цена да свърши всичко наведнъж, при това качествено, бързо и ефективно.

Затова наблегнете на приоритетните задачи, на тези, които са най-важни и неотложни, а останалите оставете за момента на заден план, което ще ви помогне да постигнете максимум резултати с минимум усилия.

В този ред на мисли, може и да обедините сходните задачи по групи – например менажирането, писмената работа, служебните работи, административните дейности и т.н., и т.н.

Този синергичен подход към работата ви, ще ви даде възможност да не се разсейвате и да оптимизирате максимално своя работен процес.

Още в началото си задайте сам въпроса кои са вашите приоритети, кое е важното и кое е второстепенното.

Наистина спешните и важни задачи, които не търпят отлагане, никога не трябва да бъдат загърбвани за сметка на други, не така спешни и важни.

По този начин ще избегнете всеки кризисен момент и т.нар. Натрупване, когато на главата ви изведнъж могат да се струпат куп задължения от всякакъв характер и работата ви да зацикли заради неправилното разпределение на времето и неправилно поставени приоритети.

Някои дейности искат повече внимание, други можем спокойно да свършим сякаш между другото.

От вас зависи да ги подредите така, че да сте максимално ефективни, без да губите излишно и без това ценното си време и без да акумулирате излишно напрежение и нерви, което само ще снижи продуктивността ви.

Ценете времето си, защото то наистина е пари и само от вас зависи как да го разпределите възможно най-пълноценно и ефикасно, за да вървят гладко нещата и всичко да бъде наред.

4. Премахни излишните задачи

Не отлагайте наистина важното за сметка на нещо по-тривиално и се научете да казвате /поне временно, за момента/, твърдо „не“ на тези от задачите ви, които търпят отлагане и не изискват чак толкова внимание и работа по тях.

Блокирайте онези от нещата, които наистина ви разсейват от приоритетните си цели и премахнете излишните задачи от графика си.

Така само ще оптимизирате работата си и ще се съсредоточите върху наистина главното, което е най-важно за вас и вашата работа.

Премахвайки излишните задачи от планирането си, вие ще премахнете и излишното напрежение върху себе си и ще бъдете още по-продуктивни и ефикасни, без да се разсейвате от незначителни неща.

На всеки му се е случвало, мислейки за своята работа или ежедневие, да си мисли, че трябва да свърши сто неща наведнъж и буквално да зацикли.

Ако спрете за миг обаче и добре премислите и анализирате работата си, ще видите, че голяма част от тези уж неотложни задачи всъщност са излишно пилеене на ресурси, време и нерви, а често и на пари.

Именно от тези дейности трябва да се освободите, ако трябва и с цената на известни компромиси, за да не се препъвате в тях на всяка крачка, докато останалата ви работа остава настрани и ви застрашава със забавяне или дори с провал.

Доброто управление на вашето време изисква да сте решителни и безкомпромисни в това отношение, като при това разбира се, трябва да вземате трезви и адекватни решения ,без да допускате грешки.

5. Постави си времеви лимит за всяка от задачите

Всяка една от задачите, които си поставяме, са различни по сложност, важност и спешност, затова и към всяка от тях трябва да подхождаме индивидуално.

Затова и когато планираме, трябва да си поставяме реални и постижими срокове за всяка от тях, съобразени с техните специфики.

Времевият лимит, който сами си поставяме за всяка едно от своите задачи, трябва да е преценен правилно, така че от една страна да не закъсняваме от собствените си срокове, а от друга да не избързваме прекомерно, тъй като това често води до грешки.

Спазването на сроковете е качество, което се цени навсякъде и от всекиго и правейки го, самите вие ще бъдете доволни от себе си, като в същото време ще покажете, че цените и времето на своите партньори, колеги или клиенти.

По този начин няма да си позволите да „прегреете“ и ще имате време за всичко, а едновременно с това ще си свършите планираната работа, без да допускате излишни пропуски и грешки.

Умения, които ще ти помогнат да менажираш времето си по-качествено

1. Фокус

Когато сме претрупани с безброй задачи и важни проблеми за решение, е добре да се запитаме къде е нашият собствен фокус в работата си.

Трябва да се фокусираме върху най-важното за нас и нашата основна дейност и да оставим настрана по-маловажните задачи.

Всеки намира конкретните подходи как да изходи от голямата си визия и големите си цели в работата си, за да ги сведе до конкретни задачи и срокове, върху които да постави фокуса си.

Да да не пилеете времето си и да се разсейвате от графиците си, което води само до загуба на продуктивност, е важно да знаете кой е този фокус.

Всеки от нас има склонността да се замозатрупва с куп важни и дребни задачи и цели,с които иска да се справи във възможно най-кратки срокове.

Фокусираме ли се обаче върху своите приоритети, нещата потръгват от само себе си и работата ни става възможно най-ефикасна.

При добро планиране, нещата сами идват по местата си и ако сте наясно кои са вашите приоритети и кое е второстепенно, няма как да изместите фокуса на вниманието си встрани и да губите време и средства.

2. Вземане на решения

Вземането на решения е едно от най-сложните неща не само за управленските кадри, но и за редовия човек.

Без значение дали става дума за нещо по-тривиално като това дали да се обадим на този или онзи колега или за наистина важни решения като това да направим скъпа покупка или да уволним свой подчинен, вземането на решения е процес, който трябва да е добре обмислен и преценен.

Някои решения се налага да се вземат авторитарно, тоест „на своя глава“. Други са продукт на екипно обмисляне или на експертна оценка.

Решенията в никакъв случай на трябва да се вземат импулсивно и прибързано, защото това често води до грешки. В същото време грешно е да се отлагат решения, които явно са неотложни.

Обикновено вземането на решение означава да се налага да избирате между няколко алтернативи, а най-често причината за това е отстраняването на някой проблем или пристъпването към нещо нова.

Затова бъдете разумни и когато се налага, дискутирайте решенията си с екипа и не се страхувайте да потърсите съвет.

3. Планиране

Доброто планиране е в основата на всеки успешен бизнес.

Ако планираме внимателно дейността си, ние предварително си гарантираме успешното постигане на своите цели и разрешаване на задачите си в срок.

Трябва да ценим времето си, защото то ни носи успех и пари, затова планирането води до плавното вървене на нашата работа и на качественото протичане на живота ни.

При добро планиране ние сме наясно какво реално можем да постигнем за времето, което сме предвидили, да сме уверени, че имаме достатъчно време за приоритетните си задачи, като в същия момент имаме и допълнително време за непредвидени проблеми.

Планът ни позволява да наредим приоритетите си, да спазим сроковете си, да се освободим от излишните задачи, да работим по график и да балансираме успешно между работата си и своя личен живот.

По-опитните между нас знаят, че за качественото планиране е добре да имаме график на времето си за всеки ден, седмица и месец напред.

Можем спокойно да направим това дори на обикновен лист хартия, който да превърнем в свой органайзър, който да бъде винаги пред очите ни.

Ясната стратегия за това какво, как и защо правим, гарантира успеха на нашите дейности, отстранява навреме спънките и води до високи резултати.

Това не значи просто да опишем къде, какво, кога и защо, нито просто да набележим бизнес идеите си, ресурсите, стратегията и целите си, а и да ги изпълняваме стриктно според плана, който сами сме съставили.

4. Поставяне на цели

За да управляваме времето си ефективно, задължително трябва да си поставяме цели, към които да се стремим. Постарайте се тези цели да са реалистични, конкретни и постижими, за да имате успех в начинанието си, а не да се лутате безплодно в кръг без видими резултати.

Ясно поставените цели водят напред и нагоре ако работите упорито по тяхното постигане, което води до развитие и пестене на ценно време. Ако са формулирани правилно, те помагат и в това във всеки един момент да знаете къде точно се намирате, вървите ли напред или сте изпаднали в застой.

Веднъж поставили обаче целите си, не си позволявайте да се отпускате и да спрете дотам, а във всеки един момент работете усилено по тяхното постигане.

5. Приоритизиране

Всеки от нас е изпадал в положение, когато пред него се струпват множество задачи и това заплашва да го провали в дейността, която развива. Сред тях винаги ще се намерят такива задачи, вземащи превес пред другите, но в крайна сметка няма как да изоставите съвсем останалите си задачи, а да се съсредоточите само над най-важните според вас.

В това отношение е добре да се научим да приоритизираме прецизно, за да не пострадат работата или личния ни живот. Трябва да намерим баланса, който ще ни позволи да се развиваме и да вървим напред, така че времето ни да стигне за всичко, а животът ни да бъде още по-добър и успешен.

Има различни теории за това как правилно да подредим приоритетите си, но може би най-широко използваният и признат метод за управлението на времето е този на американският лектор, писател, бизнесмен и педагог Стивън Кови.

Той класифицира задачите по два признака – спешността и важността, и по този начин подрежда приоритетите така:

– едновременно важните и спешни задачите;

– спешните, но не важни задачите;

– важните, но не спешни задачите;

– нито спешните, нито важни задачи;

С една дума, приоритизирането е особено важно за доброто управление на времето и за нашето собствено развитие и комфорт на работа и живот.

Още няколко съвета, които ще ти помогнат да използваш времето си по-ефективно

1. Делегирай задачи на други

За да менаджираме по-успешно времето си, задължително трябва да се научим да не се самонатоварваме излишно, а да делегираме подходящите задачи и на други.

Всеки от нас е склонен да вярва, че само той и никой друг може да свърши дадено нещо възможно най-добре, поради което често се затрупваме с излишни задачи, които спокойно можем да прехвърлим на друг човек от екипа си или от семейството си.

Има и случаи, когато тези задачи всъщност могат да бъдат разрешени дори по-добре от други хора, затова не бива да се притесняваме да им делегираме права да се справят с тях вместо нас, а ние да се фокусираме върху нещо по-важно.

Не губете ценно време да се занимавате с подобни задачи, защото се притеснявате за тяхното качествено и навременно приключване, а спокойно ги делегирайте на други и се съсредоточете върху основните си задължения и приоритети.

2. Избягвай да работиш по няколко задачи наведнъж

Този казус е в пряка връзка с умението да делегираш задачи на подходящите хора. За никого не е от полза ако се претовари, нагърбвайки се с куп задачи наведнъж.

Така не само не пестите време, но дори напротив – може да зацикляне, тъй като натрупването води до забавяне и в крайна сметка до неефективност.

Припомнете си основните умения за приоритизирането на задачите по спешност и важност и ги приложете на практика.

В крайна сметка можете дори само с помощта на един обикновен лист и молив да си направите списък на задачите за деня, седмицата, месеца или годината и после да ги отсеете по приоритети.

После започнете да работите по тях една по една според спешността и важността им, а подходящите делегирайте на други хора, които също биха могли успешно да се справят с тях.

3. Научи се да решаваш проблемите и то бързо

Понякога бързината е от решаващо значение за правилното управление на времето ни.

Бързо в никакъв начин не означава погрешно ако правилно сте разпределили времето си и сте подредили приоритетно своите задачи.

За да вървят гладко нещата, постарайте се да отхвърлите най-спешната и важна задача за деня си колкото се може по-бързо.

Когато един път приключите навреме с нея, ще разполагате с предостатъчно време, за да се съсредоточите върху следващата, а след нея – върху следващата и т.н., и т.н.

По този начин ще може да се фокусирате върху всяка една задача поотделно и да я завършите качествено, а това е един от най-успешните начини за ефикасното управление на времето ви.